B2B Vertriebsprozess optimieren: Mehr Struktur, mehr Umsatz

Der Vertrieb als Blackbox

In vielen Schweizer KMU gleicht der Vertrieb einer Blackbox. Vorne kommen irgendwie Leads (Interessenten) hinein, und hinten fallen ab und zu Aufträge heraus. Was dazwischen passiert, weiss niemand so genau.

Jeder Verkäufer hat seine eigene Methode, seine eigenen Vorlagen und sein eigenes System, um nachzufassen.

Solange die Umsätze stimmen, wird dieses System oft toleriert. Doch sobald die Zahlen einbrechen oder ein Top-Verkäufer das Unternehmen verlässt, wird die fehlende Struktur zum massiven Risiko. Ein nicht definierter Vertriebsprozess ist nicht skalierbar, nicht messbar und nicht optimierbar.

Was ist ein B2B Vertriebsprozess?

Ein Vertriebsprozess ist die standardisierte Abfolge von Schritten, die ein potenzieller Kunde vom ersten Kontakt bis zum Vertragsabschluss durchläuft.

Er definiert klar, was in jeder Phase passieren muss, welche Kriterien erfüllt sein müssen, um in die nächste Phase zu gelangen, und welche Werkzeuge dem Verkäufer dafür zur Verfügung stehen.

Ein typischer B2B Vertriebsprozess könnte so aussehen:

1. Lead-Qualifizierung (Passt der Kunde zu uns?)

2. Erstgespräch / Bedarfsanalyse (Welches Problem hat der Kunde?)

3. Lösungspräsentation (Wie lösen wir das Problem?)

4. Angebotserstellung und Verhandlung

5. Abschluss (Won / Lost)

   
   

Warum du einen standardisierten Prozess brauchst

Ein klar definierter Prozess bringt drei entscheidende Vorteile:

1. Messbarkeit und Prognosefähigkeit

Wenn du weisst, dass historisch gesehen dreissig Prozent der Erstgespräche zu einem Angebot führen und fünfzig Prozent der Angebote zu einem Abschluss, kannst du deinen Umsatz prognostizieren. Du weisst genau, wie viele Erstgespräche du heute führen musst, um dein Umsatzziel im nächsten Quartal zu erreichen.

2. Engpässe identifizieren

Ohne Verkaufsprozess weisst du nur, dass du zu wenig Umsatz machst. Mit einem Verkaufsprozess weisst du genau, wo das Problem liegt. Verlierst du die Kunden nach dem Erstgespräch? Dann stimmt etwas mit der Bedarfsanalyse nicht. Verlierst du sie nach dem Angebot? Dann ist die Lösungspräsentation zu schwach oder der Preis nicht richtig argumentiert. Du kannst gezielt dort trainieren, wo der Engpass ist.

3. Schnelleres Onboarding

Wenn ein neuer Verkäufer anfängt, musst du ihm nicht sagen: «Schau mal, wie der Kollege das macht.» Du gibst ihm den dokumentierten Prozess. Er weiss genau, welche Fragen er im Erstgespräch stellen muss und welche Vorlagen er für das Angebot nutzt. Das verkürzt die Einarbeitungszeit massiv.

Wie du deinen Prozess optimierst

Die Optimierung beginnt mit der Bestandsaufnahme. Setz dich mit deinem Team zusammen und zeichne auf, wie ihr heute verkauft. Was sind die Schritte, die die erfolgreichsten Verkäufer intuitiv richtig machen? Dokumentiere diese Best Practices.

Definiere dann für jede Phase klare Ein- und Austrittskriterien. Ein Angebot wird zum Beispiel erst dann geschrieben, wenn das Budget des Kunden geklärt ist und der eigentliche Entscheider mit am Tisch sitzt. Wenn diese Kriterien nicht erfüllt sind, bleibt der Deal in der vorherigen Phase. Das verhindert, dass Verkäufer stundenlang Angebote für Kunden schreiben, die ohnehin nicht kaufen können.

Die Rolle des CRM-Systems

Ein Vertriebsprozess lebt nur, wenn er im CRM-System (Customer Relationship Management) abgebildet ist. Das CRM ist nicht einfach ein digitales Adressbuch. Es ist das Werkzeug, das den Prozess führt. Die Phasen im CRM müssen exakt den Phasen deines Vertriebsprozesses entsprechen. Nur so kannst du die Conversion Rates (Umwandlungsquoten) zwischen den Phasen messen und dein Team datenbasiert führen.

Fazit

Ein strukturierter Vertriebsprozess nimmt den Verkäufern nicht die Freiheit. Er gibt ihnen ein Geländer, an dem sie sich festhalten können. Er befreit sie davon, bei jedem Kunden das Rad neu erfinden zu müssen, und lässt ihnen mehr Energie für das, was wirklich zählt: den Beziehungsaufbau und die individuelle Beratung. Wer seinen Vertriebsprozess im Griff hat, hat seinen Umsatz im Griff.

Was sind für die die wichtigsten Punkte? Lass uns sprechen: b.jenny@trepos.ch oder per Telefon unter 079 525 82 15

FAQ

Ist ein standardisierter Prozess nicht zu starr für den komplexen B2B-Vertrieb?

Nein. Der Prozess definiert das «Was», nicht das «Wie». Er schreibt vor, dass in Phase zwei das Budget geklärt werden muss. Wie der Verkäufer das im Gespräch charmant und empathisch herausfindet, bleibt seine individuelle Kunst. Der Prozess ist das Skelett, die Persönlichkeit des Verkäufers ist das Fleisch.

Wie viele Phasen sollte ein Vertriebsprozess haben?

So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Für die meisten KMU haben sich vier bis sechs Phasen bewährt. Wenn du zu viele Phasen hast, wird das CRM-Pflegen zur Qual. Wenn du zu wenige hast, verlierst du die Messbarkeit.

Was ist der häufigste Fehler bei der Definition eines Vertriebsprozesses?

Der Prozess wird aus der internen Sicht des Unternehmens definiert, nicht aus der Sicht des Kunden. Ein guter Prozess orientiert sich an der Customer Journey (Kundenreise). Die Frage ist nicht: «Was wollen wir jetzt tun?», sondern: «Welche Informationen braucht der Kunde jetzt, um den nächsten Schritt zu gehen?»

Wie bringe ich mein Team dazu, sich an den neuen Prozess zu halten?

Involviere sie in die Entwicklung. Wenn der Prozess von oben diktiert wird, stösst er auf Ablehnung. Wenn das Team ihn gemeinsam erarbeitet und den Nutzen (weniger unnötige Angebote, höhere Abschlussquote) erkennt, wird er akzeptiert. Und: Der Verkaufsleiter muss den Prozess in den wöchentlichen Meetings konsequent vorleben und einfordern.

Wie oft sollte der Vertriebsprozess angepasst werden?

Der Prozess ist nicht in Stein gemeisselt. Überprüfe ihn mindestens einmal im Jahr. Wenn sich euer Produktportfolio ändert, ihr eine neue Zielgruppe ansprecht oder sich das Kaufverhalten im Markt wandelt, muss der Prozess entsprechend angepasst werden.